所谓现行文件是指文件正处在传递、运转、承办和执行过程中的文件;半现行文件是指执行完毕后还未移交档案室的文件,档案进入档案室前,都属于现行和半现行状态。
对现行文件和半现行文件的管理分为以下几点:1、在平时的档案归档工作中,需要对相关《规定》作出系统的描述,说明归档的范围及档案管理人员的工作职责。对各部门产生的文档如何进行密级鉴定,对文件管理的制度进行详细的制定,对已经归档立卷的文档如何存放、存放在哪里进行规定,特别要完善的制度是对违归入档案室的现行和半现行文件的管理,这部分管理不善很容易造成信息的流失。
2、加强对档案部门管理人员专业能力的提升和培训。大部分公司的档案管理部门因工作量不饱和,档案管理工作也相对重视不足,这部分工作一般会由其他岗位的人员兼任,这样的岗位设置对保密档案部门来说,因为档案管理人员大多没有进行过档案的收集,鉴定的学习和培训,只是凭借以往的经验和部门固有的传统鉴定方式对文件进行简单的级别划分,因此很容易造成档案分类时发生误判,为信息流失埋下了隐患。
3、对档案使用过程进行监控。如在设计所完成图纸设计工作后,从晒图、借阅、以及图纸的流向等需要进行相应的监督控制措施。此外,在委托设备加工、改造时,应将相应的图纸交付加工方的同时要求其加工完成后交还。且需要在签订委托合同前要求对方先行签订保密协议,并在对方使用和保管期间派专人进行有效的监控。
如何对现行文件和半现行文件进行管理?